完善職能 規范服務 優質高效地做好會議接待工作

張芬

綜合部是集團的主要接待部門，承擔著集團內部會議服務及外來客人接待任務。多年來，綜合部本著全心全意服務的宗旨、規范管理、嚴格落實、注重細節、熱情周到，受到了各部門領導、來訪客人的好評，并在工作逐步積累形成了一些經驗和做法。

一、深刻認識會議接待工作的重要性

綜合部不僅為集團各種內部會議提供服務，更是集團外事工作的重要組成部分。作為施工單位，經常需要業務洽談，交流學習等形式的會議為企業發展搭建平臺。接待工作作為企業聯系內外的橋梁和紐帶。是展現實力、樹立形象的體現，可以為企業積累豐富的關系資源，擴大交流合作。做好接待工作是集團公司長遠發展的需要，接待工作的優劣，直接關系到客人對企業良好形象的客觀評價，關系到企業各項業務的發展，關系到企業中長遠目標的實現。因此，接待工作至關重要，需要我們及時更新觀念，認真搞好服務。抓好這一環節的工作，一直以來都是集團領導所關注的。

二、不斷提高人員素質，規范工作流程，追求服務質量

(一)規范人員管理，提高人員素質

首先，綜合部建立了完備的崗位職責，細化了每一位員工的工作職責，分工明確。比如會議前準備工作，接待手冊的編制，包括：住宿、就餐、陪同人員、車輛、日程安排等。會議室物資準備工作，包括：宣傳資料的放置、茶具、茶葉、稿紙，筆等。專人負責引領;會議中，上水，宣傳片控制，攝影等等。會后的收尾工作同樣不能怠慢，投影儀、音響、電腦、空調的用電安全，資料的整理等。都必須周密細致地安排好每一項接待內容，并由專人負責。

另外，部門還不定期進行禮賓接待、會議服務等業務培訓，力求達到標準化服務。部門不斷引導職工利用閑余時間加強自我的學習，提升自我修養。

(二)不斷規范工作流程

來到集團綜合部三年，在工作中我們不斷積累經驗，逐漸形成了一套高效率高質量的工作流程。

部門承接的會議主要分為集團部門會、生產會、研討會、外部交流學習會議、簽字儀式等類型。這就需要我們不斷調整桌椅擺放的形式以適應各種會議類型。再根據要求準備鮮花、橫幅或背板、音頻設備、水果等配套服務。

(三)追求服務質量，打造精品服務理念

作為一個服務性部門，打造精品服務理念一直是我們的工作信條，所以我們從各方面入手，衛生、服務態度等都不可懈怠，力求做到最好。

衛生方面，定期對清洗過的茶杯進行高溫消毒。

服務態度方面，我們一直嚴格要求員工一切以客人為中心，以客人的要求為準則，禮貌待客，真誠主動。爭取讓客人對我們的服務無可挑剔。

三、加強部門聯系，深化部門合作

每一項接待任務的順利完成都很難由一個部門獨立完成，尤其是大型的接待任務，就需要有關部門分工協作，共同完成。由于我部門人員有限，每接到一個大型活動，都要從集團各部門及分公司增派人手。認真研究制定方案，比如會場的布置、客人的接送時間、住宿用餐安排等等，在整個活動環節中，我部門起著“紐帶”的作用與各部門進行聯系。大家齊心協力，出色的完成了每一次的接待任務。感謝大家對綜合部工作的支持。

四、對綜合部工作的幾點認識和改進

(一)在管理方面，不斷學習和掌握新的服務理念，不斷加強員工思想道德修養，不斷完善處理工作的程序化、規范化、制度化，從而達到提高工作效率和服務水平的雙重效果。

(二)工作的計劃性。對每月、每周、每日的工作安排都要有一個詳細的計劃，對每一次活動都有重點的進行計劃、監督、檢查，從而保證工作繁而不亂，杜絕事故發生。

(三)工作當中要注意協調各種關系，創造和諧的工作環境。這個協調關系，不僅僅是指和其他部門的溝通協作，還有本部門內部人員之間的關系，要增強員工的團隊意識，努力調動工作人員的積極性，只有這樣才能為今后工作的順利開展打下良好的基礎。

做好接待工作任重道遠，在今后的工作中，我們還需加強學習，揚長避短，強化管理，完善規章制度，提高服務水平，力爭更好的彰顯企業形象，展現企業實力，提高企業知名度，促進企業更高更遠的發展。